Planification dans le Suivi-Évaluation des Projets
Découvrez la phase de planification dans le cycle de suivi-évaluation des programmes et projets. Cet article démystifie le suivi-évaluation en Afrique et dans la francophonie, offrant des insights essentiels pour les professionnels du secteur.
SUIVI-EVALUATIONGESTION AXÉE SUR LES RÉSULTATS (GAR)
Tenon SANOGO - GinSSI SERA/MEAL
5/31/20264 min read
Konan avait un cadre logique magnifique, validé par tout le monde, encadré au mur de son bureau à Korhogo. Trois mois après le démarrage, plus rien ne tenait. Les enquêteurs n'avaient pas été formés à temps. Le budget suivi-évaluation, prévu « on verra plus tard », n'existait pas. Et la saison des pluies avait coupé l'accès à la moitié des villages, exactement pendant la période de collecte. Konan avait un design. Il n'avait pas de plan. Un design sans plan, c'est un rêve sans calendrier.
La planification est la deuxième phase du cycle SERA. C'est ce qui sépare une intention d'un engagement : le moment où chaque résultat se transforme en activités datées, chiffrées et confiées à quelqu'un de précis.
Décomposer, ordonnancer, budgétiser
On commence par découper chaque résultat en activités et sous-activités, c'est la structure de décomposition du travail. On les place ensuite sur un diagramme de Gantt avec leurs dépendances, on chiffre chaque activité une par une, et on attribue chaque tâche avec une matrice RACI. Outils possibles selon vos moyens : MS Project, Asana, Monday, ou simplement Excel bien tenu. L'erreur de Konan n'était pas un manque d'outils, c'était de ne jamais avoir relié les activités entre elles.
Voir venir les goulots d'étranglement
Certaines activités déterminent à elles seules la durée totale du projet : c'est le chemin critique. Si l'une d'elles glisse, tout glisse. La méthode CPM les identifie, l'analyse des dépendances montre quelle activité bloque quelle autre, et un plan de contingence prépare les périodes à haut risque. La saison des pluies de Korhogo n'était pas une surprise. Elle revient tous les ans. Elle aurait dû figurer dans le plan.
Planifier le système SERA, pas seulement les activités
Le plan d'activités sans plan de suivi-évaluation, c'est rouler sans tableau de bord. Il faut un plan SERA en bonne et due forme : une matrice de collecte qui relie chaque indicateur à sa source, sa méthode, sa fréquence et son responsable. Une plateforme de collecte mobile comme KoboToolbox pour saisir hors connexion sur le terrain. Un tableau de bord pour voir les données arriver. Une enquête de base solide avec un plan d'échantillonnage, et si possible un groupe de comparaison qui permettra, en fin de projet, d'attribuer les changements à votre intervention plutôt qu'au hasard. Des procédures écrites pour que personne ne puisse dire « ce n'était pas clair ».
La ligne budgétaire que tout le monde oublie
Le budget SERA n'est pas une option qu'on rogne quand l'argent manque. Comptez 5 à 10 % du budget total, c'est le repère des bailleurs comme USAID, l'Union européenne ou le Fonds mondial. Quand on sacrifie cette ligne, on se retrouve avec des données médiocres, donc des décisions médiocres, donc des résultats qu'on ne peut même pas prouver. Et tant qu'à planifier, planifiez aussi les moments de réflexion : un calendrier de revues de données, des sessions Pause & Reflect, une revue après action après chaque activité majeure. La redevabilité se prépare ici aussi, en installant dès le départ un mécanisme de feedback pour les bénéficiaires.
Les questions que cette phase doit vous poser
Reprenez chacune de ces questions pour votre propre projet. Si vous ne pouvez pas y répondre par oui aujourd'hui, vous savez où concentrer vos efforts.
Planification opérationnelle
? Et si par des outils et techniques appropriés, vous pouviez identifier toutes les activités requises pour atteindre vos objectifs, les budgétiser avec précision, les inscrire dans un calendrier réaliste et les assigner aux parties prenantes appropriées ?
? Et si vous pouviez anticiper les goulots d'étranglement, les périodes critiques et les dépendances entre activités AVANT qu'ils ne deviennent des crises ?
? Et si vous pouviez planifier vos ressources humaines, financières et matérielles de manière à éviter les périodes de surcharge et les périodes d'inactivité coûteuse ?
Planification du système SERA
? Et si vous pouviez concevoir un système de collecte de données qui vous fournit l'information dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin, dans un format directement exploitable ?
? Et si vous pouviez établir une situation de référence (baseline) solide, pour qu'en fin de projet vous puissiez démontrer avec certitude ce qui a changé grâce à votre intervention ?
? Et si vous pouviez définir à l'avance qui collecte quoi, quand, comment, avec quels outils, et avec quel niveau de qualité attendu, pour que personne ne dise « ce n'était pas clair » ?
? Et si vous pouviez budgétiser le SERA de manière réaliste dès la planification, pour ne jamais avoir à sacrifier la qualité des données par manque de ressources ?
? Et si vous pouviez planifier des moments précis de réflexion et de prise de décision basée sur les données, intégrés dans votre calendrier de projet ?
Planification de la redevabilité
? Et si vous pouviez mettre en place dès le départ des canaux par lesquels les bénéficiaires peuvent vous dire si votre projet répond vraiment à leurs besoins, ou pas ?
? Et si vous pouviez planifier comment vous allez rendre des comptes de manière transparente à TOUTES vos parties prenantes : bénéficiaires, bailleurs, communautés, gouvernement ?
À retenir : un bon plan ne supprime pas les imprévus, il vous laisse les moyens d'y répondre sans tout faire dérailler.
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